Novice in obvestila

Ko podjetje zraste, mora zrasti tudi sistem

Gumarstvo Šrajner d.o.o. je slovensko družinsko podjetje z domačim kapitalom, specializirano za izdelavo visokokakovostnih in zahtevnih izdelkov iz gume, silikona ter kombinacij guma/kovina in guma/plastika. Za proizvodnjo teh izdelkov podjetje razvija in izdeluje tudi lastna orodja.

Začetki segajo v leto 1992, ko je ustanovitelj Frančišek Šrajner s.p. odprl obrtno delavnico z dvema zaposlenima. Leta 2003 se je podjetje preoblikovalo v d.o.o. in vodenje prevzel Tadej Šrajner. Danes gumarstvo Šrajner nenehno vlaga v znanje zaposlenih, sisteme kakovosti in tehnološko opremo, pri čemer skrb za okolje razumejo kot vrednoto in poslovno priložnost.

Ko je podjetje rastlo, so rastli tudi izzivi pri upravljanju informacij. Dokumenti so prihajali iz različnih virov (e-pošta, datoteke, načrti, zapisniki) in so bili hranjeni razpršeno, brez enotne točke dostopa. Koordinacija je postajala vse bolj odvisna od posameznikov, ne od sistema.

V sodelovanju s Skupino stroka.si in ob podpori razpisa za digitalno transformacijo so postavili novo digitalno osnovo, SharePoint okolje, intranet portal, avtomatizirane procese z Microsoft Power Platform in centralizirano upravljanje nalog, ki danes deluje kot živa platforma.

Zakaj Microsoft 365 in Skupina stroka.si?

Gumarstvo Šrajner je že pred projektom uporabljalo Microsoftova orodja (Excel, Word, PowerPoint, Teams), zato je bila odločitev za M365 ekosistem naravna. SharePoint in Power Platform sta bila zanje novo področje, prav tu pa se je pokazala vrednost partnerstva s Skupino stroka.si, ki je pomagala identificirati prave priložnosti in jih postopoma udejanjiti z veliko pomočjo direktorja podjetja Gumarstvo Šrajner d.o.o.

Dodatni zagon je dal razpis za digitalno transformacijo, ki je pospešil odločanje in zagotovil strukturiran okvir za izvedbo.

„Malo bolj pogumen si, ko je zadaj razpis. Ko se enkrat prijaviš, si ne moreš več premisliti. Včasih so rešitve pred nosom, pa jih pa ne opaziš." — Tadej Šrajner, direktor Gumarstva Šrajner d.o.o.

Ključni dejavniki uspeha:

• Postopna implementacija: majhni, obvladljivi koraki namesto kompleksne enkratne rešitve
• Soudeležba zaposlenih: vključeni že od začetka, ne zgolj ob koncu uvajanja
• Živ sistem: platforma se stalno nadgrajuje na podlagi izkušenj iz uporabe
• Sofinanciranje: razpis je pospešil odločitev in zagotovil strukturiran pristop

Izziv: dokumenti povsod, informacije nikjer

Pred digitalizacijo je Gumarstvo Šrajner d.o.o. dokumente hranilo na lokalnem strežniku, razporejene po mapah, dostopne le iz pisarne. Ko je podjetje rastlo, je postala koordinacija brez skupnega sistema neobvladljiva.

Ko je ekipa manjša, je nepreglednost obvladljiva. Ko pa podjetje raste, postane koordinacija brez sistema nemogoča.

„Največ težav smo imeli pri hranjenju dokumentov iz različnih virov. Nekako smo to želeli spraviti na eno lokacijo, da bi imeli vsi z ustreznimi pravicami dostop." — Tadej Šrajner, direktor Gumarstva Šrajner d.o.o.

Rešitev: Microsoft 365 kot enotno digitalno okolje

SharePoint in intranet portal

Jedro projekta je bila vzpostavitev SharePoint okolja z metapodatki, ki omogočajo pregled nad dokumenti že v pogledu mape, brez odpiranja posameznih datotek. Sistem je dostopen z računalnika, tablice in mobilnega telefona, kar je ključno za proizvodno okolje.

„Sedaj ti ni več potrebno odpreti dokumenta, da veš, kateri je pravi. Vidiš status: kateri je zadnji, kateri je aktiven, kateri v delu." — Tadej Šrajner

Intranet portal je postal centralno vstopno mesto s poslovnimi novicami, imenikom zaposlenih in informacijami po oddelkih. Interni novičnik, ki se je ob uvedbi zdel odveč, danes velja za eno od nepričakovanih uspešnic projekta.

„Ko so mi predstavili novičnik, se mi je zdel nepotreben. Sedaj ga vsi hvalijo. Ugotovil sem, da do zaposlenih prej niso prišle vse informacije, zdaj pa pridejo." — Tadej Šrajner

Mini CRM, modul za ECC zahtevke in centralni modul za opravila

Z modulom za ECC zahtevke so rešili enega ključnih operativnih izzivov: vsak vneseni zahtevek samodejno ustvari opravilo za zadolženo osebo. Enako velja za CRM aktivnosti. Centralni modul za opravila tako združuje vse naloge na enem mestu, zaposleni vedno vedo, kaj jih čaka, nadrejeni pa vidijo, kje stvari stojijo.

„Ko zaposleni pogleda stran opravila, dobi jasno sliko: to je moje delo. Ne išče po vseh področjih, kje ga kaj čaka." — Tadej Šrajner

Koledar obiskov in imenik zaposlenih

Koledar obiskov je integriran z Outlookom: ko zaposleni ustvari sestanek s kategorijo 'zunanji obisk', se ta samodejno prikaže v skupnem pregledu. Recepcija je vnaprej obveščena o vsakem pričakovanem gostu.

Power Platform: avtomatizacija, ki teče v ozadju

Ena od ključnih vrednosti projekta ni le v tem, kaj zaposleni vidijo, ampak v tem, kaj se dogaja samodejno. Microsoft Power Platform je tisti sloj, ki vse module poveže v odziven sistem.

„Sedaj šele spoznavamo, kaj vse je možno s tokovi, pravili, kaj vse se da avtomatizirati. Da dejansko obstajajo stvari, ki potekajo v ozadju, te opomnijo ..." — Tadej Šrajner

Power Apps skrbijo za prilagojene obrazce in poglede na vseh napravah. Tehnolog v pisarni izpolni tehnološki postopek, zaposleni v proizvodnji pa ga dopolnjujejo na tablici ob stroju, brez tiskanja in prenašanja dokumentov.

„Prednost Power Apps je, da lahko z različnimi napravami dostopamo in ustrezno popravimo, dopolnimo, izpolnimo vsak dokument, kjerkoli." — Tadej Šrajner

Zanimivo spoznanje projekta je bilo, da podjetje ob začetku ni vedelo, kaj vse Power Platform sploh omogoča. Šele z uporabo so prepoznali procese, primerne za avtomatizacijo, in to odkrivanje poteka še danes.

Več primerov avtomatizacije s Power Automate >

Implementacija in izobraževanje

Gumarstvo Šrajner se je projekta lotilo postopno: bolje narediti manj in to dobro, kot si zadati preveč in na koncu ne uspeti. Projekt je potekal v tesnem sodelovanju z ekipo Skupine stroka.si, delno na lokaciji, delno na daljavo, z usklajevanjem na vsaka dva tedna.

Zaposleni so novosti sprejemali različno hitro, kar je bilo pričakovano v proizvodnem okolju z različnimi stopnjami računalniške pismenosti. Ključno je bilo, da so sami videli vrednost: ko sistem zares začne olajševati vsakodnevno delo, postane njegova uporaba samoumevna.

„Tista dva klika, ki sta bila na začetku težava, opraviš samoumevno. Hitro se začne kazati vrednost." — Tadej Šrajner

Vloga sofinanciranja

Projekt je bil sofinanciran iz razpisa za digitalno transformacijo, kar je imelo neposreden vpliv na obseg in tempo izvedbe. Brez razpisa bi šli po korakih počasneje. Razpis je pospešil odločanje in zagotovil strukturiran okvir (akcijski načrt), ki so se ga dosledno držali.

Rezultati: preglednost, ki omogoča rast

Po implementaciji se je način dela v Gumarstvu Šrajner d.o.o. opazno spremenil. Rezultati niso le tehnični, gre za fundamentalno spremembo v tem, kako se informacije pretakajo skozi organizacijo.

Večja preglednost in lažje razporejanje dela

Naloge se danes lažje razporedijo med več zaposlenih. Statusi so vidni vsem z ustreznimi pravicami, ni treba spraševati, ali je bila naloga opravljena. Napredek na ponudbah, zahtevkih in projektih je dostopen v realnem času.

Skupinsko delo brez ovir

Na enem dokumentu lahko hkrati dela več oseb. Tehnolog v osnovi izpolni tehnološki postopek, ki se nato v proizvodnji dopolnjuje. Ni iskanja po e-pošti, kam je bil dokument poslan. Je na skupnem mestu, dostopen vsem, ki imajo pravice.

Avtomatizirani zahtevki in opravila

Vsak ECC zahtevek avtomatsko generira opravilo za pravo osebo. Ni več ustnih dogovorov, ki se pozabijo. Sistem beleži vse: kdaj je bil zahtevek vnesen, kdo je zadolžen in kakšen je status reševanja.

Informacije, ki dejansko dosežejo vse

Novičnik je razkril nepričakovano spoznanje: Tadej Šrajner je bil prepričan, da informacije dosežejo vse zaposlene. Šele z uvedbo skupne platforme je ugotovil, da temu ni bilo tako. Danes so obvestila dostopna vsem. In vsi jih berejo.

Pogled naprej: digitalizacija kot živ sistem

Gumarstvo Šrajner razume digitalizacijo kot proces, ne enkraten projekt. Osnova je postavljena, zdaj jo nadgrajujejo na podlagi izkušenj in novih potreb.

• Razširitev SharePointa na projektno vodenje
• Avtomatizacija zapisnikov: iz sestanka samodejno nastane povzetek in seznam opravil
• Globlja integracija z ERP sistemom
• Uvajanje M365 Copilot (licence so že zagotovljene)
• Forms ankete za zaposlene in stranke
• Razširitev digitalnih rešitev na operaterje v proizvodnji

„Sedaj šele spoznavamo, kaj vse je možno. Z znanjem, ki ga imamo o M365 okolju sedaj, vidimo priložnosti na številnih področjih." — Tadej Šrajner