Študije primerov

Cleangradov skok v digitalno prihodnost

prihranek časa pri obdelavi delovnih nalogov

100 % sledljivost projektov od načrtovanja do izvedbe

zmanjšanje napak pri obdelavi nalogov

24/7 dostop do projektnih podatkov ne glede na lokacijo zaposlenih

O podjetju Cleangrad d.o.o.

Podjetje Cleangrad d.o.o. je vodilni ponudnik celovitih rešitev za načrtovanje in izgradnjo čistih prostorov, ki zadostijo najstrožjim zahtevam standardov GMP in HSE. S svojimi več kot 20 leti izkušenj in več kot 200.000 m² izvedenih projektov je Cleangrad postal zanesljiv partner za podjetja doma in po svetu. Njihov uspeh temelji na inovacijah, fleksibilnosti in individualnem pristopu, kar jim omogoča prilagajanje potrebam strank. Odličnost potrjujejo tudi s platinasto bonitetno oceno in dolgoletnim sodelovanjem z največjimi farmacevtskimi podjetji. Poleg tega imajo hčerinska podjetja v Avstriji, Švici in Srbiji ter predstavništva v več državah po Evropi in širše.

Cleangrad ni le ponudnik izdelkov, temveč partner, ki podjetjem pomaga optimizirati njihove procese in povečati konkurenčnost. Njihova zmožnost izdelave prilagojenih rešitev, ki vključujejo vrhunske tehnološke rešitve ter natančno integracijo vrat, medijev, pohištva, prezračevanja in drugih tehnologij, jih uvršča v sam vrh industrije.

Nova era procesov s celovito digitalizacijo

Z rastjo podjetja in povečevanjem količine projektov je Cleangrad že leta 2016 naletel na izzive pri obvladovanju delovnih nalogov. Pred digitalizacijo so večino nalogov obdelovali ročno, kar je povzročalo zamude, napake in neučinkovitost. Poleg tega je ročna obdelava podatkov pomenila, da so zaposleni porabili ogromno časa za prepisovanje, usklajevanje in sledenje dokumentaciji. Ob vedno večji količini podatkov je postajalo vse bolj jasno, da je potrebna rešitev, ki bo omogočila hitrejšo in bolj učinkovito obdelavo delovnih nalogov in boljšo analizo ter sledenje podatkom.

Cleangrad se je odločil za digitalno preobrazbo, pri čemer je bilo ključnega pomena najti rešitev, ki bi omogočila centralizacijo podatkov, avtomatizacijo procesov in boljši nadzor nad celotnim življenjskim ciklom delovnih nalogov – od potrjene ponudbe do izdaje končnega izdelka.

Implementacija digitaliziranega sistema za delovne naloge

V Skupini stroka.si smo partner podjetja Cleangrada na več področjih, na področju PANTHEON poslovnega programa, razvoja namenski programskih rešitev, informacijske infrastrukture in rešitev za digitalizacijo delovnih mest.

Prav na področju digitalizacije smo kot tehnološki partner podprli projekt digitalizacije delovnih nalogov. Gre za digitalizacijo poti delovnih nalogov od potrjene ponudbe, priprave del, proizvodnje, skladišča in s tem izdaje ter odpreme produkta/izdelka. V projekt so se vključevale službe različnih področij: inženirji, priprava del, proizvodnja, skladišče, razvoj, prodaja, marketing, računovodstvo in administracija.

Glavni cilj je bil avtomatizirati potek delovnih nalogov, izboljšati sledenje nalogom in zmanjšati ročno delo.

Ključni koraki projekta

Skupina stroka.si je bila vključena kot tehnološki partner za implementacijo in nadgradnjo rešitev Microsoft SharePoint, PowerApps in PowerAutomate, ki so bistveno prispevale k uspešnosti projekta.

V projekt vključene platforme:

1. Microsoft SharePoint: osrednja platforma, ki je postala glavni vir za shranjevanje vseh delovnih nalogov in pripadajoče dokumentacije. SharePoint je omogočil centralizirano upravljanje in dostop do ključnih informacij, kar je izboljšalo preglednost nad procesi in omogočilo enostavno sodelovanje med ekipami. Omenjena platforma je bila izbrana tudi zaradi možnosti povezovanja s 3D orodjem za načrtovanje stavb, ki vsebuje potrebne podatke za kreiranje delovnih nalogov. Inženirji zdaj lahko s preprostim klikom na gumb izvozijo te podatke iz 3D orodja za načrtovanje stavb neposredno v delovne naloge v SharePoint. Implementacija te funkcionalnosti je bistveno pripomogla k prihranku časa.
2. PowerApps: orodje, ki je bilo ključno za razvoj glavnega uporabniškega vmesnika. Ta je omogočil enostavno upravljanje vseh ključnih korakov delovnega procesa, vključno s predajo nalogov, spremljanjem statusov in vodenjem nalogov od začetka do konca. PowerApps je bistveno prispeval k preglednosti in optimizaciji delovnih tokov v podjetju.
3. PowerAutomate: s tem orodjem so v Cleangradu avtomatizirali proces delovnih nalogov. Avtomatizacija obveščanja, spremembe pravic in nastavitev dostopa so zmanjšale možnost napak ter povečale učinkovitost. Z avtomatizirano obdelavo podatkov je projekt postal bolj zanesljiv in varnejši.

Več o orodjih za povečanje produktivnosti >

Projekt je potekal v več korakih:

1. načrtovanje in analiza potreb: prvi korak v projektu je bila natančna analiza trenutnih procesov in identifikacija področij, kjer je avtomatizacija in digitalizacija procesa delovnih nalogov najbolj potrebna. Ta del so opravili v podjetju Cleangrad. Rezultat je bil podroben načrt, v katerega so bili vključeni vsi oddelki v podjetju, pod vodstvom gospoda Gorazda Kuharja, vodja avtomatizacij v podjetju Cleangrad. Ugotovili so, da je največji problem v ročnem vnašanju in obdelavi vhodnih podatkov ter pomanjkanju preglednosti nad stanjem delovnih nalogov.
2. Izbira platforme: na podlagi potreb so se odločili, da ostanejo na platformi Microsoft SharePoint, ki jo je podjetje že uporabljalo. SharePoint je že služil kot centralizirano mesto za shranjevanje dokumentov, kar je omogočilo lažji prehod. Skupina stroka.si je predlagala nadgradnjo SharePointa z orodjema PowerApps in PowerAutomate, kar je omogočilo dodatne funkcionalnosti za avtomatizacijo in prilagoditev procesov.
3. Implementacija PowerApps: PowerApps je postal ključno orodje pri oblikovanju uporabniškega vmesnika za upravljanje delovnih nalogov. S pomočjo tega orodja so v Cleangradu razvili prilagojen vmesnik, ki omogoča enostavno predajo delovnih nalogov, spremljanje statusov in celotno vodenje nalogov – od začetka do končne izvedbe. Vmesnik omogoča zaposlenim, da hitro in pregledno dostopajo do informacij, ki so relevantne za njihovo delo, brez nepotrebnega prejemanja nepomembnih informacij.
4. Avtomatizacija s PowerAutomate: s PowerAutomate so v Cleangradu avtomatizirali ključne procese, kar je močno zmanjšalo možnost napak in povečalo učinkovitost. Avtomatizirani so bili postopki obveščanja deležnikov o statusu nalogov, nastavitev pravic za dostop do dokumentov glede na status projekta ter sinhronizacija podatkov z zunanjimi viri. To je omogočilo boljšo sledljivost podatkov, bolj zanesljivo varnost in pravočasno obveščenost vseh vpletenih.
5. Prilagoditev pravic in varnostni protokoli: ključen del rešitve je bila tudi prilagoditev pravic dostopa. Vsak zaposleni vidi samo tiste informacije, ki so zanj pomembne in ima dostop samo do tistih delov sistema, ki so relevantni za njegovo delo. Ta prilagoditev je pripomogla k večji varnosti podatkov in preglednosti delovnih tokov.

Ključne prednosti digitalizacije za Cleangrad d.o.o.

Po uspešni implementaciji digitalnega sistema za upravljanje delovnih nalogov je podjetje Cleangrad d.o.o. doseglo številne pomembne koristi:

1. Izjemen prihranek časa in virov: pred digitalizacijo je ročno obdelovanje delovnih nalogov zahtevalo veliko časa in truda. Z implementacijo novih funkcionalnosti, kot je povezava SharePointa s 3D orodjem za načrtovanje stavb, je prišlo do bistvenega zmanjšanja ročnega dela.
2. Povečana učinkovitost in produktivnost: avtomatizirani postopki obveščanja in prilagoditev pravic so omogočili, da vsi vpleteni vedno vedo, kaj se dogaja z nalogom, ne da bi bili obremenjeni z nepomembnimi informacijami.
3. Boljša preglednost in nadzor: s pomočjo prilagojenega vmesnika in avtomatiziranih procesov ima Cleangrad zdaj popoln nadzor nad vsemi fazami delovnega naloga – od začetka do končne izvedbe. Vsak nalog je sledljiv, kar izboljša načrtovanje, vodenje in analizo procesov. Zgodovina vsakega naloga je jasno zabeležena. Vsak trenutek vedo, kje se določena naloga nahaja in kdo je zanjo odgovoren.
4. Prilagodljivost in mobilnost: zaradi digitalizacije lahko zaposleni upravljajo delovne naloge od kjerkoli. To je še posebej pomembno za Cleangrad, kadar so zaposleni zaradi projektov zunaj podjetja, bodisi v tujini ali koristijo delo od doma. Z novim sistemom lahko vse naloge opravljajo na daljavo, kar zagotavlja nemoteno poslovanje tudi v času odsotnosti.
5. Večja varnost podatkov: z avtomatizirano dodelitvijo pravic in dostopa do dokumentov so podatki varno shranjeni, hkrati pa je zagotovljena popolna sledljivost vseh sprememb. To izboljša varnost in skladnost z notranjimi ter zunanjimi predpisi.
6. Zmanjšanje napak: pred uvedbo avtomatizacije je bilo veliko napak pri ročni obdelavi nalogov. Zdaj, ko je sistem avtomatiziran, so napake bistveno zmanjšane.

Omogočite vašemu podjetju, da ostane konkurenčno >

Uspešna digitalna preobrazba 

Projekt digitalizacije delovnih nalogov v podjetju Cleangrad d.o.o. je prinesel izjemne rezultate. Z implementacijo rešitev Microsoft SharePoint, PowerApps in PowerAutomate so uspeli avtomatizirati in optimizirati ključne procese, kar je podjetju omogočilo, da ostaja izredno konkurenčno, fleksibilno in učinkovito. Zmanjšanje ročnega dela, izboljšana sledljivost, boljša varnost podatkov ter povečana produktivnost so le nekatere od ključnih prednosti, ki jih je podjetje pridobilo s projektom digitalizacije delovnih nalogov.